「年末調整計算シート.xlsm」とは？

国税庁が提供する「年末調整計算シート」は、従業員の給与や控除情報を入力して税額を自動計算するExcelファイルです。
このツールから直接源泉徴収票が作成できるわけではないので、計算結果を元に源泉徴収票を作成します。

マクロ付きのExcelファイルですが、マクロを無効化しても計算は関数だけでできます。
マクロは入力欄の「リセット」機能として提供されています。

「年調ソフト」は、控除申告書を作るためのもので、全然別物なんだね。

1. 「年末調整計算シート.xlsm」と源泉徴収票

「年末調整計算シート」は、Excelで作成された計算補助ツールで、項目を入力すると「年末調整金額」と「源泉徴収票の各金額」を自動的に計算してくれます。

https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/nencho_keisan/index.htm

「年末調整」とか「源泉徴収」ってどういう仕組みなの？

源泉徴収のスケジュール

【毎月】源泉徴収（給与明細）
【11月ごろ】控除申告書
【12月】年末調整と還付（または徴収）
【1月】源泉徴収票
【3月まで】（必要なら）確定申告

ざっくり全体の流れを説明すると、会社の従業員の給与は、毎月所得税の分などが引かれて支払われています。
これが「源泉徴収」。

12月には、いったん徴収してある所得税を正しい税額に合わせる必要があります。
というのも、給与所得から保険料などの控除できる分を反映すると、取られすぎていた分が還付されることも多いからです。
これが「年末調整」。

その計算のため、従業員は前もって10月〜11月ごろに「控除申告書」として何枚かの書類を出すように言われるはずです。

「年末調整」が済むと、会社を通して納付する所得税額が決まり、1月には「源泉徴収票」が作られます。
これは、税務署や地方公共団体に送って、従業員の所得が記録されます。
住民税などの計算にも使われます。

さらに、従業員が給与以外の所得があって「確定申告」をするような場合には、この源泉徴収票は給与所得の証明として使われます。

（参考）

年末調整がよくわかるページ（令和６年分）｜国税庁

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1-1. 源泉徴収簿と年末調整計算シート

年末調整・源泉徴収票を作ろうと思うと、以下のような書類やツールがあります。

源泉徴収票
源泉徴収簿
年末調整計算シート（国税庁提供）
年末調整用ソフト（市販）

一番大事なのは、「源泉徴収票」。
かんたんに言えば、従業員の一年間の給与と預かっている所得税の金額を証明する書類で、法律によって毎年 1月には従業員に交付する義務が定められています。
本人が確定申告などで使うだけでなく、税務署・従業員の居住するそれぞれの市町村にも提出しなければなりません。

源泉徴収票を計算するための記録が「源泉徴収簿」。
「源泉徴収票」の算定根拠として重要な記録で見本は国税庁から公開されています。
しかし、法律で作成・提出が決まっているわけではありません。

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1-2. 年末調整計算シート

国税庁からは「源泉徴収簿」によく似たExcelファイルも公開されています。
それが「年末調整計算シート」。

kesansheet_r06.xlsm（www.nta.go.jp）

国税庁が提供している年末調整計算シートには、従業員の給与総額や扶養親族の情報を入力するだけで、年末調整の税額を計算できます。

これまでは、控除申告書を見ながら電卓で計算していたのですが、Excelだと賃金台帳のデータを使って計算しやすいです。

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2. 源泉徴収票を提出するには？

しかし、このシートは計算を補助するためのツールで、源泉徴収票を作成する機能はありません。
計算結果をもとに、別途源泉徴収票を作成する必要があります。

源泉徴収票は、このシートで計算された結果を基に、正式な様式で作成する必要があります。

国税庁で公開されているものはPDFです。
Excelで入力したい場合は、外部で公開されているファイルを使う必要があります（非公式なので使用前には要確認）。

https://gemini-cpa.com/gensentyousyuuhyou/

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2-1. 年末調整計算シートとe-Tax

e-Taxソフトに年末調整の計算機能はなかった？

国税庁が提供するe-Taxソフトには、法定調書の作成とオンライン提出に特化しています。
年末調整の税額計算機能は搭載されていません。

e-Taxでは、CSV形式で法定調書をまとめて提出できる機能があります。
各従業員の源泉徴収票の項目を「標準フォーム（web_375.xlsx, e-tax.nta.go.jp）」に合わせて入力して用意します。

「年末調整計算シート」をそのまま送るわけではないんだね。

（参考）

法定調書の作成・提出について | 【e-Tax】国税電子申告・納税システム(イータックス)

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2-2. 【補足】「年調ソフト」とは？

さらに、国税庁からは「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（通称：年調ソフト）」も提供されています。
ただし、これは「控除申告書」の作成に特化したソフトで、従業員が自分で控除申告書を作成して、CSV形式で出力するものです。

年末調整の前段階で、源泉徴収票そのものを作るわけではありません。

業務用パソコンにインストールして共用することが想定されていて、それぞれの従業員がパスワードを登録して、個人のデータ入力していきます。
結果として作成されたデータを会社に提出するのです。

（参考）

manual_windows-mac.pdf

一度、年調ソフトを試したところ、個人情報を扱うソフトなので、かえって使い方を説明するのが大変でした。
個人的な感想ですが、控除申告書は書類を書いて提出してもらった方がわかりやすい気もします。

控除の項目が多い正社員が多い企業だと、手書きは手間がかかるんだろうね。
医療費などがマイナポータルと連携できるのがデジタルのメリットだし……

年末調整用ソフト

ちなみに、国税庁の「年末調整計算シート」以外にも、計算から書類作成までを一括して処理するための年末調整用ソフトが市販されてもいます。
これらは、年末調整の計算だけでなく、源泉徴収票の作成、給与支払報告書の作成と電子提出、法定調書の作成などの機能が統合されています。

小規模事業者は計算シートで十分かもしれませんが、従業員が多い場合は市販ソフトなどを導入することになります。

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2-3. 年末調整計算シートのマクロは必要？

年末調整計算シートは、マクロ付きのExcelファイル。
編集には、Microsoft Excelが必要です。

マクロの実行には、「トラストセンターの設定」で許可する必要があります。

[Excel]マクロ付きExcelファイルを有効化する（トラストセンター）

Excelのマクロ機能は作業効率を向上させる便利な機能ですが、セキュリティ上の理由から初期状態では無効になっています。「マクロ付きブック」を有効化したい場合は、ユーザーがトラストセンターで許可する必要があります。専用の作業フォルダを「信頼できる場所」として設定すると、より効率的にマクロを活用することができます。マクロの便利さと危険性マクロは、Excelで同じ作業を何度も繰り返す必要がある場合に便利な機能です。しかし、安全のため、最初は使用できない設定になっています。マクロを使...

なんとなくインターネットでダウンロードしたマクロ付きのファイルってセキュリティ的に心配な気もするよね。

年末調整計算シート（kesansheet_r06.xlsm）の注意書きには、「拡張子（.xlsm）は変更してはいけない」とあります。
しかし、含まれているマクロは、「リセット」だけ。
マクロを無効のまま利用したり削除したりしても、関数による計算結果には問題なさそうです。

Sub リセット()
'
' リセット Macro
'
'
    Range( 
        "P3:V4,E3:M3,E4:M4,P3:V4,I7:J7,I8:J8,I9:J9,I10:J10,I11:J11,V7:W7,V8:W8,V9:W9,V10:W10,V11:W11,T14:AA14,T15:AA15,M14:R14,M15:R15,T18:Z18,V22:Y22,V24:Y24,V26:Y26,V28:Y28,M20:R20,M21:R21,M22:R22,M23:R23,M24:R24,M25:R25,M27:R27" 
        ).Select
    Range("M27").Activate
    ActiveWindow.SmallScroll Down:=12
    Union(Range( 
        "T35:AA35,T37:AA37,T39:AA39,P3:V4,E3:M3,E4:M4,P3:V4,I7:J7,I8:J8,I9:J9,I10:J10,I11:J11,V7:W7,V8:W8,V9:W9,V10:W10,V11:W11,T14:AA14,T15:AA15,M14:R14,M15:R15,T18:Z18,V22:Y22,V24:Y24,V26:Y26,V28:Y28,M20:R20,M21:R21,M22:R22,M23:R23,M24:R24,M25:R25" 
        ), Range("M27:R27,T30:AA30,T34:AA34")).Select
    Range("T39").Activate
    Selection.ClearContents
    ActiveWindow.SmallScroll Down:=-15
    Range("E3:M3").Select
End Sub