Excelの名簿から Wordに差し込み印刷をして、領収書を作成しています。
ところが、金額に桁区切りのカンマが付きません。
どうしたらよいでしょうか？
今回は、差し込みフィールドの表示形式を変更する、「フィールドコード」を見てみましょう。
差し込み印刷と差し込みフィールド
「差し込み印刷」は、「Excelの表の項目を Wordに 順番に差し込む」機能です。
Wordの「差し込み文書」タブの「宛先を選択」でExcelファイルを指定すると、「差し込みフィールドの挿入」することで Excelの表の中身を順番に入れることができます。
ところが、「結果のプレビュー」を表示すると数値に書式がついていません。
Excel上では、ちゃんと桁区切りの書式になっているのですが……。
フィールドコードを編集する
差し込みフィールドの表示形式は、Excelではなく Wordの方で指定します。
まず、文章内の差込みフィールドを右クリックして、「フィールドの編集」を選択します。
画面下の「フィールドコード」をクリックして、
入力欄に「MERGEFIELD 金額 ¥# “#,##0”」と追記します。
ここでの「金額」は、フィールド名で、
半角スペースを開けてから「¥#」、
さらに半角スペースの次に「“#,##0”」と入力します。
このように入力すると、
「金額フィールドの数値を、表示形式 “#,##0” で差し込む」
という意味になります。
「¥#」は、何のために入れているの？
フィールド名の次の「¥#」は、数値の表示形式を指定するスイッチになっています。
「表示形式”#,##0″」は、Excelでの表示形式の書き方と一緒です。
3桁ごとに「,（カンマ）」を表示し、１桁目以外は数値の先頭なら0を表示しない、という意味です。
例えば、表示形式 が “0,000”なら、先頭にゼロが表示されます。
つまり、「25」は “0,025”のように表示されます。
「表示形式”#,##0″」は、パターンとして覚えてもよいですね。
このように無事に表示形式を変更できました。
「Merge（融合させる）」は、「差し込み」のことで、
「Merge Field」は、「差し込み領域」という意味になります。
フィールドコードは Alt+F9 でも表示できる
ちなみに、Wordでは、[Alt]キーを押しながら[F9]キーを押して、フィールドコードの表示を切替えることができます。この画面で直接コードを入力してもよいです。
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