データベースとしてのExcelの表の作り方（テーブルとフィールド）

• Excelでデータを効率的に管理するには、データベースの視点が重要です。
• 1つのシートには1つの表を作成し、1行に1つの項目を記録するようにします。
• 必要に応じてテーブルを増やしたり、フィールドを追加したりして、データの整理と構造化を行います。

1. 印刷とデータ管理を分ける

Excelは、「表計算ソフト」です。
並んだマス目に自由に入力していくことができます。

しかし、それだけでは管理しやすい表にはなりません。

Excelでデータをスムーズに管理するには、「何を項目にするのか」というデータベースの視点が大切です。

データベース設計では、印刷時の見栄えではなく、記録する情報の性質に注目していきます。

まずは、一つのシートには、１つの表だけを入れます。
さらに、表は 1行に1つの項目になるようにします。

1-1. 空行やセル結合などの「見た目」は後回し

空行を混ぜたり、セルの結合などをすると、（たとえ見やすくても）集計しにくくなります。

データ管理は日常的に発生しますが、印刷は必要なタイミングが限られていること（月に一回など）が多いです。
必要なときだけ印刷用に体裁を整えた表を作るのがオススメです。

1行のデータが、1件の記録（レコード）になるようにすると、あとあと管理しやすいです。

2. データベース設計（表の構成を考える）

よく計画せずに表を作っていくと、例外や重複などでどこに記録したらよいかわからなくなります。
そこで、表作りでは、事前の計画や途中の見直しが大切になります。

「データベース」では、情報を管理しやすいように整理・構造化してまとめます。
まずは、大事な観点が２つあります。

１つ目は、「何を」リストとして管理するのか？という点です。
商品なのか？注文なのか？在庫なのか？
管理する対象、エンティティ（実体）を明確にしていきます。

明確にしたエンティティごとに、1つのシートを作成し表を作るのが基本です。

これを意識しないと、１つの表であれこれ管理しようと詰め込んで、収拾がつかなくなってしまうんですよね。

次は、「エンティティ」に対して、必要な記録項目を決めていきます。
これが「属性」です。

表作成においては、フィールド（列）を追加していきます。

データベースの考え方を、実際の表作成に落とし込んでいきます。

2-1. 必要に応じてテーブルを増やす

業務に必要な情報は、一つのテーブルでは収まらないことが多いです。
管理する対象（エンティティ）が複数なら、複数の表が必要になってきます。

例えば、「注文履歴」には、商品が含まれますが、
「商品情報」はそれとは別の表にまとめた方がよいです。

これは、注文と商品で管理するもの（エンティティ）が違うからです。

整理してみると、２つの表に分けた方がよい場合があるのです。

2-2. フィールドを追加して同種の表をまとめる

反対に2つに分けて印刷する表でも、データベースとしては１つにまとめた方が管理しやすい場合があります。

表を区別している属性を、フィールドとして追加すると、一つのテーブルにまとめることができます。

印刷するときには、「プラン」でフィルターしてから、列を非表示にすれば、それぞれのリストを作ることができます。

2-3. フィールドを追加して複数項目に対応する

１つのセルに複数の値があると、編集・集計しにくくなってしまいます。

この場合は必要に応じて、フィールド（列）を追加します。

このような「マルチカラムアトリビュート（複数列属性）」は、どんどん列を増やす必要があるため、保守性は悪いです。しかし、手軽ではあります。

リレーショナル・データベースの王道を行くなら、家族会員は別の表で一覧にして、属性として「顧客ID」を持つようにする方法もあります。規模が大きいデータベースなら表を分けることも検討しましょう。

今回は、家族人数はそこまで幅がないので、手軽な方法を採用しています。

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