[Excel] 下書きと清書のシートに分ける（リンク貼り付け）

• エクセルでデータ管理を効率化するために、集計用と表示用のシートを分けます。
• データ入力用シートには全ての情報を入力し、報告書用シートでは必要な情報を整理して表示します。
• リンク貼り付け機能を使用することで、データの自動更新や作業分担が容易になり、ミスも減少します。

1. 集計用の表と表示用の表を分ける

エクセルで集計用の表と表示用の表を分けると、データ管理がしやすくなります。

1-1. 集計用の表に書き込む

まず、集計用の表というのは、手書きでメモを取るときの「下書き」のようなものだと考えてください。

このシートには、あなたが持っている全ての情報を、整理せずにそのまま書き込んでいきます。

ここでは見た目は気にせず、とにかく情報を漏らさず入れることが大切です。
エクセルの中に「下書き用」のシートを作るイメージです。

1-2. 次に報告書用のシートを作る

次に、「きれいな表」を作るためのシートを別に用意します。
これは、お客さんに見せたり、上司に提出したりする資料のためのものです。

このシートでは、先ほどの下書きシートの情報を「参照」しながら、見やすく整理した表を作っていきます。

手書きで例えると、下書きの内容を清書するための紙を用意するようなものです。

2. リンク貼り付け

下書きから清書へのデータ参照には、「リンク貼付け」を使うのと便利です。

「リンク貼付け」とは、ある場所にある情報を別の場所にコピーして貼り付けるときに、元の情報とのつながりを保ったまま貼り付ける方法です。

この素晴らしいところは、データ入力用シートの情報を変更すると、自動的に報告書用シートの情報も更新されることです。

下書きの内容が変わったら自動的に清書の内容も変わる「魔法の機能」です。
情報の更新が簡単になり、ミスも減ります。

2-1. リンク貼り付けの手順

リンク貼付けの具体的な方法は以下の通りです。

これで、データ入力用シートの情報と報告書用シートの情報がつながります。

3. シート分けとリンク貼り付けのメリット

最初はこの方法が少し面倒に感じるかもしれません。
しかし、手書きでも下書きと清書を分けるは、やり直しが減ってスムーズになるからです。

データ入力用のシートでは、修正が必要な場合は、そのまま新しい情報を追加すればいいのです。
そして、報告書用のシートでは、その中から正しい情報だけを選んで表示できます。

情報の整理が楽になり、ミスも減ります。

こちらもどうぞ。

データベースとしてのExcelの表の作り方（テーブルとフィールド）

Excelでデータを効率的に管理するには、データベースの視点が重要です。1つのシートには1つの表を作成し、1行に1つの項目を記録するようにします。必要に応じてテーブルを増やしたり、フィールドを追加したりして、データの整理と構造化を行います。

chiilabo.com

[Excel] 数式はコピーしてこそ役に立つ【セル参照】

Excel は「表計算ソフト」です。数式を活用してこそ、その真価を発揮します。とくに数式は「自動的に再計算される」性質があり、うまく再利用すると計算の手間をぐんと減らせます。逆にいうと、再利用しなければ 数式の良さを活かすことはできません。数式の利点は「再利用」「表計算」には「電卓」と違って ２つの特長があります。▶ 自動的に再計算されること▶ 便利な関数を利用できること電卓は、計算のたびに手入力が必要です。しかし、Excelでは、一度 計算式を入力しておけば、似たような計算...

chiilabo.com

[Excel]取り消し線を付けても取り消されていない？（取り消しの計算）

Excelは、セルの値（データ）と表示形式を独立して管理しています。新しい計算結果を反映するには、割引率などの計算条件を含む新しい列を追加するのが一般的です。内訳表は行ごとに計算し、各項目の計算結果に影響する条件は同じ行内に配置することで、効率的なデータ管理と分析が可能になります。

chiilabo.com

QRコードを読み込むと、関連記事を確認できます。