PowerPointで発表資料を作ったんですが、メールで送ることができません。
電子メールにファイルを添付する場合、容量制限があります。
最大容量は、自分と相手の利用しているメールサーバによりますが、動画ファイルや写真を何枚も挿入したプレゼンテーションだと、容量オーバーになることが多いです。
この制限は、データサイズの大きなメール送受信が、ネットワーク通信に負荷をかけないようにするために設定されています。
1. サーバにアップロード・ダウンロード
このようなときには、一度 データをインターネット上のサーバにアップロードし、相手にそこからダウンロードしてもらう、という手段を用います。
預け先のサーバとしては、ファイル転送サービスを使う方法と、オンラインストレージを使う方法があります。
2. ファイル転送サービス
ファイル転送サービスは、誰でもデータを預けることができるサービスです。特に会員登録などが必要ないので手軽に利用できます。
預けたデータには、URLが割り振られるので、そこにアクセスするとデータをダウンロードすることができます。
メール相手には、本文内にリンクURLを記載して伝えます。あとは、リンク先のページから、データを受け取ってもらいます。
このようなサービスでは、「ギガファイル便」などがよく使われます。
2-1. 機密データは不適
注意点としては、いったんファイルをサーバ上に預けることです。サーバ管理者は、預けられたファイルに自由にアクセスできてしまいます。
発表用プレゼンテーションなど、公開予定のものはそこまで神経質になる必要もありませんが、名簿や帳簿など機密性の高い情報は向いていません。
もちろん、多くのファイル転送サービスでは、勝手にデータを盗んだりしないと思います。
しかし、中には怪しい業者が紛れていることがあります。
事前に正しいアドレスか、評判は悪くないか、確認しておくことが大事です。
データを盗まれるリスクがあることは知っておきましょう。
2-2. 広告でダウンロードボタンが見つけにくい
また、ネット広告の表示が収益源のサービスが多いです。ダウンロードのボタンが、広告と紛らわしいことがあります。
インターネット操作に慣れていない相手だと「うまくダウンロードできない」と言われてしまうことがあります。
こういうネット広告から、PUP（広告表示ばかりで役に立たないプログラム）をインストールしてしまうことがあるので、十分に注意しましょう。
3. オンラインストレージから共有
もう一つの方法は、オンラインストレージに預けてから、共有リンクを送ることです。
ファイル転送サービスと違って、会員登録をして、自分の借りたスペースにデータを預けます。
よく使われるものは、OneDrive, Google Drive, Dropboxなどです。
利用するには会員登録の必要がありますが、無料プランもあります。
個人でパソコン・スマホを使っている場合は、すでにMicrosoftアカウントを作っていることが多いと思います。その会員資格で、OneDriveも利用できます。
ブラウザでOneDriveにアクセスして、自分のID, パスワードでサインインすると、ファイル管理画面が表示されます。
そこから、アップロードをすれば、パソコン内のデータを選ぶことができます。
あとは、アップロードしたファイルを「共有」します。
オンラインストレージの場合は、リンクにアクセスすれば誰でも見られる方法と、相手の会員資格を確認する限定公開を選ぶことができます。
セキュリティを考えると、限定公開がオススメですが、相手が同じオンラインストレージを利用している必要があったり、確認がややこしいです。
そこまで機密性の高い情報でなければ、「リンクを知っている全員」でもよいと思います。
共有されるリンクURLは、ランダムで長いので、自分が伝えない限り、誰かが勝手にアクセスすることは考えにくいです。
注意点としては、オンラインストレージもファイル転送サービスと同じで、いったんデータをサーバに預けていることです。ただ、オンラインストレージの方が、大きな企業が運営していることもあり、信頼性は高いと言えます。
また、オンラインストレージは、預ける最大容量によって、月額プランを契約してもらうことが収益源になっています。
広告表示に戸惑うことも少ないと思います。
私の場合は、仕事でのやり取りが多い相手とは、オンラインストレージ。一回限りのデータ転送なら、ファイル転送サービスを利用しています。
