テレワークでフォルダを共同編集するには 〜 OneDriveのファイル共有

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今回は、テレワークのためにOneDriveを使って小規模のチームでファイル共有するための方法をまとめます。もし、チーム内で頻繁にメールにファイルを添付して送っているケースには、作業がスムーズになります。しかし、お互いのファイルの編集がスムーズに同期されますので、勝手に変更されても大丈夫という相手に限定して利用して下さい。

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ウェブ版のOneDriveの画面

これがWeb版のOneDriveの画面です(2020年6月時点)。Microsoft OneDriveにサインインして表示される画面です。

共有を招待する側は、フォルダーを右クリックして「共有」を選びます。このままだと、誰でも編集できるリンクを送信することになるので、特定ユーザーだけが編集できるようにアクセス権限を制限します。

共有相手のメールアドレス(OneDriveを利用しているアドレス)を入力して、「送信」します。そうすると、OneDriveシステムは相手に招待メールが送ってくれます。

受け取る側はこんなメールが届くので「開く」ボタンを押します。すると、自分のOneDriveにアクセスします。

この時点では「自分のファイル」とは別に「共有」というタブに追加されています「共有」のファイルは、パソコン内のOneDriveには同期されず、ウェブ版のOneDriveにアクセスしたときだけ見ることができるものです。つまり、自分のOneDrive容量には含まれませんが、いちいちインターネットに確認しに行く必要があります。

共有するデータの量が大きくなければ、やっぱり「同期」される方が便利です。フォルダー上のメニューから「OneDriveへの追加」を選択すると、「自分のファイル」と同じようにパソコン内のOneDriveフォルダーにも同期されるようになります。ファイルを追加したり、削除したり、という編集がそれぞれのユーザーで同時にできます。

利点と注意点

チームごとにこのような共有フォルダがあると、テレワークをするときに編集作業やデータの受け渡しがスムーズです。一方で勝手に変更(つまり改ざん)できるというセキュリティリスクもあるので、機密性の高い情報の管理には注意が必要です

テレワークで共同作業をする場合、メールに添付してファイルを送るケースが多いです。このようなときに、チームの共同作業データを入れるフォルダとして、OneDriveの共有フォルダを使います。画像や文章など、作業に必要なデータを一時的に共有すると、テレワークをしていても、お互いの手元でデータを確認できます。常に最新版を同期されるので、後から再編集するたびにメールを送る手間が省けます。

共有フォルダを作るのはかんたんなので、一つ一つのフォルダの共有メンバーは最小限にして管理するのが良いと思います。

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