オンライン会議に参加できない? 【Zoomアプリの新機能「待機室」の勘所】

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オンライン会議アプリ「Zoom」に新しい機能「待機室」が加わりました。

しかし、急な機能変更で、「会議に参加できない!?」と戸惑う人も多いのではないでしょうか?

今回は、Zoomで会議に参加する方法を丁寧に見ていきましょう。

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Zoomに追加された「待機室」

Zoomは、最近のテレワーク機運の高まりで、利用者が急増しています。

ポイント

「Zoom」とは、インターネットのビデオ会議サービスです。つまり、複数の参加者でビデオ通話をするアプリです。

ビデオ会議の様子
ビデオ会議の様子

2019年12月は世界で1000万人だったユーザーが、2020年3月には なんと2億人になったそうです(東洋経済オンラインより

それに伴って、より安全に使えるような修正がされました。その一つが「待機室」機能です。

カタカナ語の意味調べ

このようなアプリの修正を「アップデート(更新)」といいます。

Zoom会議に参加するまでの流れ

オンライン会議Zoomに参加するまでの流れを説明します。

オンライン会議Zoomに参加する
  1. 幹事がZoomから「新規ミーティング」を開始します。
  2. 他のメンバーを「招待」します。
  3. 招待されたメンバーは「参加」します。

ここまでが、これまでの流れ。

今回、修正があったのは、この「参加の後」です。

オンライン会議Zoomに参加する(その2)
  1. 「参加」したメンバーは「待機室」で待機します。
  2. 幹事はそのメンバーの参加を「許可」します。

つまり、基本的には幹事の人がいちいち「許可」をしないといけなくなりました

幹事が「待機室」に気づかないと、いつまでたっても会議が始まりません。

それは困るねぇ

ちなみにZoomアプリではミーティングを主催する「幹事」のことを、「ホスト」と書かれています。

カタカナ語の意味調べ

Zoomの「ホスト」とは、そのオンライン会議を立ち上げた人で、会議の参加者を管理できます。

どうして「待機室」が追加されたの?

このような仕組みになったのには理由があります。それは、「Zoom-Bombimg(ズーム・ボミング)」。

どういうことかというと、悪い人がオンライン会議室のアドレスを不正に取得して、勝手に乱入してくる、という事件が急増したからです。

それで対策として、参加者が入る前に、ホストが「許可」する、という仕組みになったわけです。

いきなり「ガチャ」っと入れるわけではなくなったのね

ポイント

普段は「アップデートは面倒」という人も多いと思いますが、このような修正がすぐにできるのもソフトウェアのよいところですね。

Zoomミーティングに参加する側の操作

まず、参加者の側の画面を見てみましょう。

Zoomに参加する側の操作画面

参加する側のすることは一つだけ!

ミーティングの「招待」から「参加する」だけです。

まずは待機室に入る

このミーティングがホストが開始するまで待機しています

というメッセージの間は、「待機室」にいる状態です。

つまり、会議室に接続はしたけれど、まだ参加が許可されていない状態です。

あとは接続を待つ

ホストが「許可」すると、

ミーティングのホストはまもなくミーティングへの参加を許可します。もうしばらくお待ち下さい

というメッセージに変わります。

おそらく、すぐにオンライン会議の画面に切り替わります。

マイク・ビデオをオンにしている?

ちなみに「ミーティング(会議)」に入って、声が聞こえない、相手の顔が見えない、というケースがあります。

その一番の原因は「マイク・ビデオ」がオンになっていないということです。

会議に参加したときには、「ミュート解除」「ビデオの開始」を確認しておきましょう。

とくに「ミュート解除」をしていないと、相手の声も聞こえません

「ミュート解除」と「ビデオの開始」を忘れずに

Zoom会議のホスト側で注意すべきこと

ホスト側はまず「サインイン」する必要があります。

カタカナ語の意味調べ

サインイン(sign in)」とは、サービスに登録してある「メールアドレス(ID)」「パスワード」を入力することです。

もし、まだ登録していない場合は、まず登録してください。

新しく登録することを「サインアップ(sign up)」といいます。

Zoomのホスト側の操作画面

ちなみに、Zoomではミーティングを主催する「ホスト」のアカウントが重要です。

参加者が無料アカウントでも、ホストが有料会員であれば、大規模な会議(セミナーのようなものを「ウェビナー(ウェブ・セミナーの略)」という)を主催したり、さまざまな機能を使うことができます。

つまり、参加する人全員が有料アカウントでなくても構わないので、ハードルが低くなっています

ホストは参加者が来るのを待ちます

参加者が来たら「許可」をします。

そのためには「参加者」の画面を常に見ておく必要があります。大変ですね。

参加者が表示されたら、「許可」をします。

これまではこの「許可」が必要なかったので要注意です

参加者を見落とさないようにする2つの設定

ちなみに、参加者が来てもけっこう見落とすことがあります。

そこで、ミーティングの設定を変更しておくとよいです。

参加者リストの「詳細」から設定を変更します。

参加者を見落とさないための2つの設定
  • 入退室チャイムの再生
  • 待機室を無効化する
ホストが参加者を見落とさないようにする設定

一つが「入退室チャイムの再生」です。これで、参加者が来ると「ピンポーン」とチャイムが鳴るようになります(初期設定ではオフ)。

もう一つは「待機室を有効化」のチェックを外して、無効化することです。これはセキュリティの観点からはあまり推奨されないですが、短期間のミーティングであれば支障ないと思います。とくに無料アカウントの場合は40分ごとに会議が終了するので、気にしなくてもよいかもしれません。あくまで自己判断にはなりますが、役に立つと思います。

ミーティングの設定を常に変更するには?

ちなみに、この設定は「ミーティングごとに」する必要がありますのでご注意。

ちょっと面倒ですが、その場合は有料会員になると設定できます(ホスト一人が有料会員であればよい)。

無料アカウントでも「ミーティングの設定」があるのですが、設定しても反映されないようです

ちなみに、操作方法は

  1. 新規ミーティング >」→「ミーティングID > 」→「PMI設定」を押します。
  2. 「個人ミーティングID設定(だからPersonal Meeting IDでPMI)」画面から「詳細オプション」を押します。
  3. 待機室を有効化」のチェックを外し、「保存」します
Zoomのミーティングの設定項目

以上、「Zoomで会議室に入れない」問題の解消法でした。

ホッとひとこと

いつまでもミーティングに参加できないときは、ホストの人が気づいていないかも…

いつもお読みいただき、ありがとうございます。

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