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手探りZoomリモート懇談会 【聞きにくさを防ぐ3つのコツ】

インターネット小話スマホ基礎

うちの子どもの通っている保育園では毎年5月に懇談会があるのですが、今年(2020年6月)は緊急事態宣言があったため中止になっていました。今回、急遽「リモート懇談会」を開催するということで、参加しました。

保育園も保護者もまったくのはじめての試み。そんな手探りの中で、リモート懇談会の次に向けて発見もありましたので、リポートします。

リモート懇談会の3つのコツ
  • ミュートと解除が大事
  • 会のはじめに発言の仕方を練習することが大事
  • イヤホンがあるとなお良い
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リモート会議の人数が多くなると声が混じる

今回は先生が3名、保護者が6世帯、合わせて9窓のリモート懇談会でした。

「9人」でなく「9窓」なのは、保護者側は園児も参加していたりするからです。

通常の懇談会は保護者のみの参加ですが、今回はリモート。自宅には当然子どももいます。また、通園自粛している家庭だと、久しぶりに顔を見合わせる機会ということもあり、親子参加オーケーとのことでした。

子どもたちにとっては画面で先生や友だちに会えるのは楽しいね

そこで、重要なのが「音声」。慣れないとなかなか話が聞きづらい、ということで、3つのコツを見つけました。

これまで大人同士の4人ぐらいまでのウェブ会議の経験はあったのですが、人数が増えて子どもも参加する、となると新たなノウハウが必要になるんですね。

小学校の「オンライン授業」とかニュースで聞くけど、大変なんだろうねぇ

それでは参加者側と主催者側、それぞれの立場で3つのコツを見ていきましょう。

ミュートにしないと子どもの声が入ってしまう

まず、マイクのミュートと解除はこまめに確認することが大事です。

Zoomのミュート(マイクのオフ)
Zoomのミュート(マイクのオフ)

特に子どもも参加できる懇談会の場合は、マイクがオンのままだと、子どもの声がわいわいガヤガヤ入って、会の進行が難しいと感じました。

子どもたち同士でやり取りできる楽しさはあるんだけどねー

逆に、相手に届いていないのに気づかず、けっこうしゃべってしまってからミュートに気づく、ということがありました。けっこう、自分のマイクのオン・オフって見分けにくいんですよね。

そういうときって、なんとなくもう一回しゃべるのに抵抗があって、「時間ももったいないし、もういいですー」となりやすい気がしました。

慣れない人もいるので最初にマイクのオン・オフを確認する

ということで、会の最初にマイクのオン・オフの仕方や見方を「練習」することが大事なんだろうと思いました。

一度「経験」してしまえば、ボタン1つの操作なんですが、会議中に「初挑戦」だとけっこう焦る、というのは発見でした。

イヤホンがないとやまびこで聞きにくい

あと、もし予算があればイヤホン(欲をいえばヘッドセット)があると良いです。

イヤホンだと各家庭で一人ずつしか参加できない、というデメリットがあるのですが、イヤホンの一番のメリットはエコー(やまびこ)にならないことです。

どうしても、スマートフォン(やパソコン)のマイクとスピーカーをそのまま使うと、スピーカーから聞こえた音を再度マイクが拾って、「やまびこ」のように遅れて聞こえてしまいます。話のやり取りで聞き取りにくかったのは、このエコーが原因でした。

ヘッドセットを一つ用意しておくのがオススメです。マイクオフボタンもあるので、手元でマイクのオン・オフを切替できます。

主催者側のコツ:会議進行を分担する

主催者側は、余裕があれば説明する先生とは別に「進行役」がいるといいです。

説明役と進行役が一緒だとかなりてんやわんやです。ティーム・ティーチングのように、メイン・サブの役割がしっかり分担できるとスムーズです。

これは企業の会議でも役立ちそうです

Zoomになれた進行役が「Zoomの会議室の管理者」になることで、いろんな進行のサポートができます。

  • 管理者は参加者をミュートにしたり、マイクオンにしたりできる
  • 先生がうっかりマイクオフなら指摘できる(参加者の立場で聞ける)
  • みんなの様子を見て、次に話を振る人を探せる

このような「発言の管理」は通常の会議なら一人でもこなせます。しかし、リモート会議だと話しながら周りを見たりするのはけっこうハードです。人数が多いリモート会議の場合は、うまく分業するのがコツかなと思いました。

慣れもあるんでしょうが、対面の会議に比べて「雰囲気」がわかりにくいんですよね

はじめてのリモート懇談会の感想

今回は、はじめての「リモート懇談会」。そもそも今は感染症対策のための仕事がたくさんあります。そんな中での開催の準備はとても大変だったと思います。先生から保育園内での様子をじっくり聞くことができる機会はありがたかったです。「なにかできることをやってみよう」という保育園の動きが見えることは、とっても頼もしいことだな、と思いました。

今後は保育園だけでなく、学校や自治会などいろんな「リモート会議」が増えることでしょう。誰もが参加する側にも、主催する側にもなります。

相手の表情を見ながら安心して話すことができるのがリモート会議の良さです。ぜひ、挑戦してみてくださいね。

きっと、半年ぐらいしたら「常識」になるんでしょうかね。

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